1. Décomposer le prix de la pension
Une pension se compose d'une base et de suppléments. La base couvre ce que tous les chevaux reçoivent : le box ou le pré, la litière, le fourrage, la distribution des repas, les sorties prévues et l'entretien des installations. Les suppléments couvrent ce qui varie d'un cheval à l'autre.
Séparer les deux a un double intérêt : le propriétaire comprend ce qu'il paie, et vous pouvez faire évoluer un supplément (le prix du foin, par exemple) sans renégocier toute la pension.
- Base : box ou pré, litière (paille ou copeaux), foin, granulés de la ration standard, sorties
- Suppléments courants : foin mouillé ou à volonté, ration spécifique, couvertures, douches, mise au paddock ou au marcheur
- Prestations ponctuelles : présentation au vétérinaire ou au maréchal, tonte, transport, travail du cheval
2. Écrire les règles dans le contrat de pension
La plupart des litiges viennent de règles jamais écrites. Le contrat de pension, ou à défaut le règlement intérieur signé par chaque propriétaire, devrait répondre clairement aux questions suivantes :
À retenir : Faites signer ces règles avant l'arrivée du cheval. Un règlement signé en ligne, daté et conservé, se retrouve en deux secondes le jour où une question se pose.
- La pension est-elle payable d’avance ou à terme échu, et à quelle date ?
- Comment est calculé un mois incomplet (arrivée ou départ en cours de mois) ?
- Une absence (pâture, clinique, concours) réduit-elle la pension, et à partir de combien de jours ?
- Quel préavis le propriétaire doit-il respecter pour retirer son cheval ?
- Comment et avec quel délai les hausses de tarif sont-elles annoncées ?
3. Calculer le prorata au jour près
Le prorata au jour est la méthode la plus simple à expliquer : montant mensuel × jours de présence ÷ nombre de jours du mois. Elle tient compte de la longueur réelle de chaque mois et ne favorise personne.
Précisez dans le contrat si le jour d'arrivée et le jour de départ sont comptés. L'usage le plus courant consiste à compter les deux : le cheval occupe le box ces jours-là.
| Situation | Calcul | Montant facturé |
|---|---|---|
| Arrivée le 12 octobre (mois de 31 jours) | 450 € × 20 ÷ 31 | 290,32 € |
| Départ le 18 novembre (mois de 30 jours) | 450 € × 18 ÷ 30 | 270,00 € |
| Présent tout le mois | 450 € | 450,00 € |
4. Traiter les absences sans arbitraire
Un cheval en pâture ou en clinique libère une partie de vos charges (fourrage, litière) mais pas toutes : son box reste souvent réservé. Beaucoup d'écuries appliquent donc un tarif réduit au-delà d'un seuil, par exemple une semaine d'absence, plutôt qu'une suspension totale.
Quelle que soit la règle choisie, appliquez-la à tous les propriétaires et faites apparaître la réduction comme une ligne distincte sur la facture. Une remise visible se discute beaucoup moins qu'un montant qui change sans explication.
5. Facturer chaque mois sans ressaisie
Une fois les règles posées, la facturation devient mécanique : chaque cheval porte sa pension et ses suppléments, et les lignes du mois se créent sur le compte du bon propriétaire. Le seul travail restant concerne les événements du mois : une arrivée, un départ, un supplément ponctuel.
Dans EQUIROL, les charges récurrentes sont décrites une fois sur la fiche du cheval (pension box, supplément foin, soins réguliers). Elles sont générées automatiquement sur l'ardoise du propriétaire, au prorata des dates d'arrivée et de départ, sans jamais facturer un mois à l'avance ni créer de doublon. Le propriétaire consulte son ardoise et ses factures depuis son espace, et peut régler par carte bancaire si le centre a activé le paiement en ligne.
6. Suivre les impayés tôt
Un impayé de pension se règle d'autant plus facilement qu'il est traité tôt. Fixez un rythme : un rappel aimable quelques jours après l'échéance, une relance écrite au bout de quinze jours, puis une mise en demeure si rien ne bouge. Gardez une trace de chaque relance.
Pour la TVA applicable à vos pensions et prestations, qui dépend de la nature de chaque prestation et du statut de votre structure, faites valider votre grille par votre expert-comptable.
À retenir
Une pension bien facturée repose sur quatre habitudes :
- Un prix décomposé en base et suppléments
- Des règles écrites et signées avant l’arrivée du cheval
- Un prorata au jour, identique pour tous
- Des relances régulières et tracées
